Presupuesto anual del condominio: cómo armarlo bien

Casi todos los pleitos de dinero que estallan en un condominio en marzo se decidieron en octubre, en una hoja de cálculo que nadie revisó con calma.

El presupuesto anual es el único documento del condominio que fija, con doce meses de anticipación, cuánto va a pagar cada quien y en qué se va a gastar. Cuando está bien armado, la cuota se explica sola y la asamblea dura una hora. Cuando se improvisa —copiando el del año pasado y subiéndole un porcentaje "por la inflación"— el resultado es predecible: a mitad de año falta dinero, se convoca a una cuota extraordinaria y la conversación deja de ser sobre números para volverse sobre confianza.

Estas son las semanas para armarlo. Aquí va cómo.

Por qué se arma ahora y no en diciembre

El presupuesto necesita dos insumos que no se consiguen en la semana previa a la asamblea:

1. Cotizaciones vigentes de tus proveedores para el año entrante. Vigilancia, limpieza, elevadores, control de plagas y jardinería suelen ajustar su tarifa en enero, y necesitas el número real, no tu suposición. Si además vas a cambiar de proveedor, el tiempo de comparar cotizaciones y revisar contratos hay que tenerlo antes, no después de aprobar la cifra.
2. El gasto real de los meses ya corridos del año en curso. Ocho o nueve meses cerrados te dicen cuánto cuesta de verdad operar tu condominio, con todo y las reparaciones que no estaban planeadas. Ese número casi nunca coincide con lo que se presupuestó, y la diferencia es la información más valiosa que tienes.

La regla práctica: septiembre y octubre para armar y cotizar, noviembre para revisar con el comité de vigilancia, la asamblea ordinaria de fin de año para aprobar.

Los cinco bloques de un presupuesto que se sostiene

Un presupuesto no es una lista larga de gastos. Son cinco bloques, y cada uno se calcula distinto.

Los dos últimos son los que más se saltan, y son justo los que convierten un año tranquilo en una crisis.

Las prestaciones de ley no son opcionales ni son un bono de fin de año: si el condominio contrata directamente al conserje o a los vigilantes, es el patrón, y le aplica la Ley Federal del Trabajo completa. Presupuestarlas significa apartar dinero cada mes, no descubrir el hueco en diciembre — el detalle de cómo se calcula está en la guía para provisionar el aguinaldo del personal.

El fondo de reserva es el renglón que la asamblea siempre quiere recortar para bajar la cuota, y es el peor lugar para recortar. Es la diferencia entre pagar una bomba quemada con el dinero que ya estaba, o pagarla con una cuota extraordinaria en el peor mes posible. Cuánto conviene apartar depende del tamaño y la edad del inmueble; el criterio completo está en cuánto debe ahorrar el fondo de reserva.

El renglón que casi nadie presupuesta: la morosidad

Este es el error más caro y el más común.

Un presupuesto típico suma los gastos del año, los divide entre las unidades y declara la cuota. El supuesto escondido es que va a entrar el 100% de lo facturado. Casi ningún condominio en México cobra el 100%.

Supón un condominio de 60 unidades con un presupuesto anual de $2,160,000 —cifra ilustrativa— que se traduce en $3,000 mensuales por unidad. Si la cobranza histórica es del 88%, lo que realmente entra al año son $1,900,800. El faltante de $259,200 no es un imprevisto: estaba escrito el día que se aprobó el presupuesto.

Hay dos formas honestas de resolverlo, y una deshonesta:

• Presupuestar sobre la cobranza esperada, no sobre la facturación teórica. Si cobras el 88%, la cuota tiene que cubrir el gasto con ese 88%.
• Atacar la causa: un plan explícito de cobranza con recordatorios, intereses moratorios acordados en asamblea y convenios de pago. Bajar la morosidad tres puntos vale más que cualquier recorte de gasto, y el camino está en cómo reducir la morosidad en tu condominio.
• La deshonesta: aprobar la cuota como si todos pagaran y resolver el hueco en junio con una extraordinaria. Funciona una vez. La segunda, la asamblea deja de creerle al administrador.

Lo sano es hacer explícito el supuesto: "este presupuesto asume una cobranza del 90%; si mejoramos, el excedente va al fondo de reserva". Un supuesto declarado se puede discutir. Uno escondido solo se puede reclamar.

Del presupuesto a la cuota

Ya con el total anual y el porcentaje de cobranza esperado, la cuota sale de una división —pero el criterio de reparto no es obvio y es fuente de conflicto.

La mayoría de las escrituras constitutivas reparten los gastos comunes según el indiviso de cada unidad, no en partes iguales. Un departamento de 120 m² con dos cajones paga más que uno de 60 m² con uno, aunque ambos usen el mismo elevador. Cambiar ese criterio no es una decisión del administrador: está en la escritura, y modificarlo requiere asamblea con la mayoría calificada que exija la ley de tu estado.

Los detalles del cálculo —indivisos, cuotas diferenciadas por uso, locales comerciales, unidades desocupadas— están desarrollados en la guía de cómo calcular la cuota de mantenimiento.

Cómo se presenta para que se apruebe

Un presupuesto se rechaza casi siempre por cómo se presentó, no por cuánto pedía.

Tres cosas que cambian la conversación:

• Comparativo contra el año en curso, renglón por renglón. No basta el total: la asamblea quiere ver qué subió y por qué. Un renglón que sube 18% con una cotización adjunta se aprueba; el mismo renglón sin explicación se convierte en una hora de debate.
• Los supuestos por escrito. Porcentaje de cobranza esperado, incremento tarifario asumido, mantenimientos programados con fecha. Tres líneas al inicio del documento.
• El historial de cumplimiento del año anterior. Si cada mes se entregó un informe mensual de rendición de cuentas con comprobantes, el presupuesto nuevo llega con credibilidad acumulada. Si el primer reporte financiero del año es el presupuesto, arranca defendiéndose.

Y el trámite: convocatoria en tiempo y forma, quórum, votación y acuerdo asentado en acta. Sin ese acuerdo, la cuota que se cobre queda expuesta a impugnación de cualquier condómino inconforme.

Cómo Communeo ayuda con esto

El insumo más difícil del presupuesto no es el criterio: es el dato. Saber cuánto se gastó de verdad en cada categoría durante los meses ya corridos, y cuánto se cobró contra lo que se facturó.

El módulo de tesorería y control de gastos de Communeo registra cada movimiento con su categoría y su comprobante adjunto, compara ingresos contra egresos por período —mensual, trimestral o anual, contra el período anterior— y exporta el período completo en CSV para el contador o para la hoja de trabajo del presupuesto. Las gráficas del comparativo son las mismas que puedes proyectar en la asamblea.

Sobre el costo: Communeo tiene un solo plan de $22 MXN por unidad activa al mes, con IVA incluido, y arranca facturando el 40% de tus unidades mientras los residentes se van incorporando — un renglón fácil de presupuestar porque no cambia de precio a medio año.

Puedes comenzar gratis hoy y sin contratos.