Administración de condominios Querétaro: qué exigir por ley

En Querétaro, quien acepta administrar un condominio tiene dos fechas encima desde la noche de la asamblea: diez días naturales para entregar su fianza y otros diez para celebrar o ratificar el convenio que deja entrar a los cuerpos de seguridad y protección civil a las áreas comunes. Casi nadie pregunta por la segunda, y las dos corren antes de que llegue el primer estado de cuenta.

Esta guía reúne lo que el estado le exige a quien administra: qué entrega antes de empezar, qué rinde y cada cuánto, y cómo entrega al irse. Sirve igual a la administradora que llega que a la Mesa Directiva que la propone.

El ordenamiento no es una ley de condominios, porque en Querétaro no existe: es el Código Urbano del Estado de Querétaro, Título Tercero, Capítulo Séptimo, cuya sección "Del Administrador" va de los artículos 273 a 281. Las reglas de asamblea, quórum y cobro están en la guía de la ley de condominios de Querétaro; aquí nos quedamos con la figura del administrador.

Como siempre que hablamos de leyes: esto es material informativo, no asesoría legal. Citamos el articulado según la reforma publicada en "La Sombra de Arteaga" el 16 de marzo de 2018, que reescribió este capítulo; solo la edición impresa del periódico oficial tiene carácter oficial y el Código ha tenido reformas posteriores. Antes de firmar un contrato o de remover a una administración, verifica el texto vigente y, si hay dinero de por medio, consulta a un abogado local.

Administrador de condominios en Querétaro: quién puede serlo

El artículo 273 define al administrador como el representante legal de los condóminos en todos los asuntos comunes, con las facultades que le den la escritura constitutiva, los reglamentos y la Asamblea General. Lo que el Código pide para ocupar el cargo cabe en una tabla:

Dos lecturas que cambian la contratación:

La fianza no distingue entre condómino y empresa. En la CDMX al administrador condómino no se le exige; en Querétaro la fracción II del artículo 274 aplica a quien desempeñe el cargo. Si tu vecino va a administrar, la asamblea igual tiene que fijar una cuantía, aunque sea modesta.

El Código no pide certificación ni curso previo. No hay aquí un equivalente a la certificación de la Procuraduría Social capitalina que describimos en la guía de administración de condominios en la CDMX. El filtro lo pone la asamblea, con la fianza y con el contrato. Y como el artículo 215 delega buena parte del régimen en cada municipio, conviene revisar si el reglamento de condominios del tuyo añade requisitos.

Qué pedirle a una administradora antes de firmar

Con ese piso legal, la entrevista se vuelve una revisión de compromisos con fecha. Antes de llevar una propuesta a la asamblea, pide:

1. La propuesta de fianza o garantía, con el entendido de que la cuantía la decide la asamblea y el documento lo resguarda la Mesa Directiva (art. 272 fr. VIII).
2. El borrador del contrato de prestación de servicios, con sus causas de terminación escritas: el artículo 279 dice que el cargo termina en los supuestos del contrato o cuando lo acuerde la asamblea.
3. Quién presenta el aviso al municipio y en qué fecha.
4. Cómo va a entregar el estado de cuenta bimestral y en qué formato lo recibirá el Comité de Vigilancia.
5. Su plan de capacitación: el Código le pide capacitarse en mediación y solución de conflictos, y realizar al menos un simulacro de protección civil al año (art. 278 frs. XXVIII y XXIX).

La designación queda asentada en el libro de actas, así que conviene llegar a la sesión con la redacción del acuerdo lista, cuantía de la fianza incluida. La guía de asamblea de condominio explica cómo convocar y qué debe decir el acta para que el nombramiento no nazca impugnable.

Los primeros quince días, con fechas

Desde el día de la designación corren tres relojes:

El convenio de acceso es el que se olvida. No es un trámite de cortesía: en un condominio cerrado, es lo que deja entrar a la patrulla o a la ambulancia sin discutir en la caseta, y el Código lo pone en la lista de obligaciones del administrador con el mismo plazo que la fianza.

Lo que la administración rinde, y cada cuánto

El artículo 278 enumera treinta obligaciones. Las que traen reloj son estas:

• Cada dos meses (o en el plazo que fije la asamblea), un estado de cuenta al Comité de Vigilancia con cinco contenidos: ingresos y egresos del período anterior, aportaciones y cuotas pendientes, saldo de las cuentas bancarias, cuentas por pagar a proveedores y la relación pormenorizada de morosos con sus montos (fr. XIX).
• Cada seis meses, un informe a la Asamblea General sobre el estado de cuenta de la administración (fr. X).
• En cada pago, un recibo (fr. XVIII).
• En cinco días hábiles, la constancia de no adeudo cuando la pide un condómino, un poseedor o una autoridad jurisdiccional (fr. XXIV).
• Por escrito y a quien lo solicite, el estado de los fondos de administración y mantenimiento y del fondo de reserva (fr. X).

Hay una asimetría que conviene conocer antes de que alguien la reclame: los condóminos al corriente pueden consultar los libros y la documentación en cualquier momento; los morosos solo durante los siete días naturales anteriores y posteriores a la asamblea, o en el plazo que señale el reglamento interno (fr. IX).

Del otro lado de la mesa, el Comité de Vigilancia —obligatorio desde diez unidades privativas— revisa bimestralmente toda la documentación, dictamina los estados de cuenta y puede hacer efectiva la garantía del administrador por acuerdo de la asamblea (art. 284). Cómo presentar esos números para que se entiendan a la primera está en la guía del informe mensual de rendición de cuentas.

Armar la relación de morosos a mano es donde se va la semana previa a cada corte: cruzar los depósitos del banco con la lista de unidades, calcular cuántos períodos arrastra cada una y pasarlo en limpio para el comité. Ese corte por unidad es el que Cobranza mantiene al día sin reconstruirlo: quién debe, cuánto y desde cuándo. El saldo bancario y las cuentas por pagar a proveedores siguen saliendo de tu banco y de tus facturas. Y si la presidencia del comité entra con el acceso de presidente de la mesa, consulta cobranza y tesorería sin poder editarlas.

Dos obligaciones más que suelen quedar fuera del contrato y están en el mismo artículo: llevar el inventario de muebles, aparatos e instalaciones del condominio, con altas y bajas (fr. VI), que además audita el Comité de Vigilancia; y contratar los servicios comunes directamente o por conducto de terceros (fr. III). Para lo segundo, el orden que conviene pedirle a cada contratista está en la guía de contrato y expediente de proveedores.

Un conjunto grande: administración por sección

El artículo 276 permite, por acuerdo de asamblea, designar administrador por edificios, alas, secciones, zonas, manzanas, entradas y áreas cuando hay un impedimento material o estructural, o cuando los condóminos ya tienen una forma tradicional de organizarse. Si el condominio tiene más de una entrada, pueden organizarse por acceso o módulo, siempre que se trate de áreas internas comunes que solo dan servicio a esa sección.

Es la salida legal para los conjuntos horizontales construidos por etapas: no hace falta fingir que una sola administración conoce las cuatro privadas, pero sí un acuerdo de asamblea que lo diga.

Cambiar de administración: entrega inmediata

Aquí Querétaro es más seco que la CDMX. La capital da siete días naturales para entregar; el artículo 280 del Código Urbano dice que el saliente entrega inmediatamente al entrante, con la participación del Comité de Vigilancia o de quien designe la asamblea: documentación, estados de cuenta, libro de actas, valores, muebles, inmuebles y demás bienes bajo su resguardo. Se levanta un acta firmada por quienes intervienen, y el comité o el administrador entrante pueden iniciar acciones administrativas, civiles o penales.

"Inmediatamente" solo es cumplible si el historial ya está ordenado el día de la asamblea. Por eso vale la pena escribir en el contrato qué se entrega y en qué formato, en vez de descubrirlo en el relevo. Y si el administrador muere o se ausenta un mes, el Comité de Vigilancia asume sus funciones mientras la asamblea decide (art. 284 fr. X).

Tu ficha para contratar administración en Querétaro

1. Mesa Directiva integrada: propone al administrador y resguarda su fianza.
2. Fianza o garantía en la cuantía que fije la asamblea, en 10 días naturales.
3. Convenio de acceso para cuerpos de seguridad y emergencia, en 10 días naturales.
4. Aviso al municipio en 15 días hábiles.
5. Estado de cuenta bimestral al Comité de Vigilancia e informe semestral a la asamblea.
6. Constancia de no adeudo en 5 días hábiles.
7. Entrega inmediata, con acta, al terminar el cargo.

Y antes de dar la ficha por cerrada, consigue el reglamento de condominios de tu municipio: es la segunda fuente, y puede pedir más.

Puedes comenzar gratis hoy y sin contratos.