Asamblea de condominio: cómo convocar, votar y el acta

La asamblea es la única autoridad real de un condominio. No la administración, no la mesa directiva, no el vecino que grita más fuerte en el grupo de WhatsApp: la asamblea. Todo lo demás —el presupuesto, las cuotas, el reglamento, el nombramiento del administrador— existe porque una asamblea lo aprobó. Y sin embargo, es el proceso que más condominios ejecutan mal, al punto de que sus acuerdos podrían impugnarse en un tribunal sin mayor esfuerzo.

El problema casi nunca es de mala fe. Es de forma. Una convocatoria que salió con tres días de anticipación en vez de los que marca la ley, una votación donde nadie contó bien los porcentajes, un acta escrita de memoria una semana después. Cada uno de esos descuidos convierte un acuerdo legítimo en un acuerdo frágil.

Esta guía te lleva por los cuatro momentos que deciden si tu asamblea tiene fuerza o no: la convocatoria, el quórum, la votación y el acta. Al final tienes un modelo de acta completo, y puedes descargarlo en Word (.docx) para llenarlo el día de la sesión.

Antes de empezar, con la honestidad que nos gustaría recibir a nosotros: esto es material informativo, no asesoría legal. El marco de condominios en México es estatal, así que cada plazo y cada porcentaje que citamos lleva el nombre del estado del que sale — no son los de tu entidad salvo que coincidan. Antes de convocar una asamblea que decida algo importante, verifícalo en la ley de tu estado y, si hay dinero de por medio, con un abogado local.

Primero: qué dice la ley (y por qué varía tanto)

En México no hay una sola ley de condominios. Cada estado tiene su propia Ley de Propiedad en Condominio —o su equivalente dentro del Código Civil o del Código Urbano local—, y los detalles cambian de una entidad a otra: los días de anticipación de la convocatoria, los porcentajes de quórum, qué se decide por mayoría simple y qué exige mayoría calificada.

Comparamos seis estados lado a lado en qué cambia la ley de condominios según dónde administras, y las diferencias son mayores de lo que casi nadie supone. Esta es la parte de esa comparación que se usa el día de la asamblea:

Antes de convocar cualquier asamblea, revisa dos documentos en este orden:

1. La ley de condominios de tu estado — es la que manda y no se puede contradecir.
2. La escritura constitutiva y el reglamento interno de tu condominio — pueden ser más estrictos que la ley, pero nunca más laxos.

La regla práctica, que funciona en los seis estados sin excepción: cuando la ley y el reglamento difieren, gana el que protege más al condómino. Si tu reglamento pide 15 días de anticipación y la ley pide 5, respeta los 15.

Los dos documentos están escritos en un vocabulario que no siempre se explica —quórum, indiviso, proindiviso, protocolización—. Si alguno te frena, el glosario de administración de condominios los define en llano y señala dónde cambian según el estado. Y si lo que necesitas es entender la figura antes que el trámite, empieza por qué es el régimen de propiedad en condominio.

Cuatro de esos seis estados tienen guía propia con el articulado desarrollado: la ley de condominios de la CDMX, la ley de condominios de Jalisco, la ley de condominios del Estado de México y la ley de condominios de Querétaro.

Ordinaria o extraordinaria: no es lo mismo, y no es opcional

La distinción parece burocrática y no lo es: el tipo de asamblea determina el plazo de convocatoria, a veces el quórum, y casi siempre la mayoría que se necesita para decidir. Convocar una ordinaria para un asunto que la ley reserva a la extraordinaria es un vicio de forma que tumba el acuerdo entero.

La frecuencia mínima de la ordinaria también es estatal. El Estado de México exige asambleas generales cada seis meses (artículo 28 fracción I) y Querétaro ordinaria cuando menos cada seis meses (artículo 264 fracción I); Jalisco pide una al año, dentro del primer trimestre (artículo 1020). Saltarse una no es un descuido interno: es un incumplimiento verificable que cualquier condómino puede reclamar.

Y hay acuerdos que solo caben en extraordinaria. En Jalisco, el Código Civil pone "modificar el reglamento del condominio" entre los asuntos de asamblea extraordinaria, y sus acuerdos exigen el 75% de los derechos (artículo 1023). En Nuevo León, modificar el reglamento requiere asamblea general extraordinaria con el voto favorable de al menos el 50% del proindiviso total, y modificar la escritura sube al 65% (artículo 12). En Querétaro, modificar el reglamento interno o la escritura constitutiva es asamblea extraordinaria (artículo 264 fracción II) con mayoría calificada del 75% de los votos de la totalidad de los condóminos (artículo 222).

Mitad de año es un momento natural para una asamblea de rendición de cuentas: presentar el corte del primer semestre, revisar cómo va el fondo de reserva y ajustar el rumbo antes de que el segundo semestre se complique. El formato de ese informe está en la guía de rendición de cuentas, y si la asamblea va a aprobar números, conviene llegar con el presupuesto anual ya armado.

Segundo: la convocatoria (aquí se cae la mitad de las asambleas)

La convocatoria es el documento que cita a los condóminos. Si está mal hecha, todo lo que se acuerde después queda viciado, sin importar qué tan bueno haya sido el acuerdo. Una convocatoria válida necesita, como mínimo:

• Quién convoca — y que esté facultado para hacerlo, que no es lo mismo.
• Tipo de asamblea: ordinaria o extraordinaria.
• Fecha, hora y lugar exactos (o el enlace, si es a distancia y la ley o el reglamento lo permiten).
• El orden del día — la lista concreta de temas a tratar.
• La anticipación que marque tu ley o reglamento, entregada por un medio que deje constancia.
• La segunda y tercera convocatoria, con su hora, si tu ley las contempla.

Quién puede convocar (y a quién se le prohíbe)

Este es el requisito que menos se revisa y el que más barato sale verificar. Normalmente convoca el administrador o el órgano de gobierno del condominio, pero las leyes estatales añaden condiciones:

• En la CDMX, la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles —la misma que fija los siete días naturales de anticipación, el 75% de asistencia en primera convocatoria y los treinta minutos entre una y la siguiente— establece que los condóminos morosos no tienen derecho a convocar. Conservan el voto, pero no la facultad de citar. Y hay una vía de escape que solo existe en la capital: la Procuraduría Social puede convocar asambleas cuando no hay administración o cuando el administrador se niega a hacerlo. En un condominio con la administración en disputa, esa es la puerta para volver a sesionar sin depender de quien está bloqueando.
• En Querétaro, el artículo 269 faculta a la Mesa Directiva, a cuando menos el 20% del total de los condóminos, y a cualquier condómino si transcurrió un año sin que se convoque. Los que estén en condición de morosos según el informe del administrador tampoco pueden convocar. Ese último supuesto —un año sin asamblea abre la puerta a cualquier condómino al corriente— es el que más se subestima.

Antes de emitir la citación, confirma contra el estado de cuenta que quien convoca está al corriente. Es una verificación de dos minutos que evita un acuerdo impugnable por un vicio que no tiene arreglo posterior.

El orden del día es un candado, no una sugerencia

En la asamblea solo se puede acordar sobre lo que estaba en el orden del día. Si alguien propone "de último minuto" cobrar una cuota extraordinaria y no estaba en la convocatoria, ese acuerdo no es válido. No importa que todos estén de acuerdo: el ausente que confió en el orden del día para decidir si valía la pena ir tiene un argumento perfecto para impugnarlo.

De ahí una consecuencia que casi nadie aplica: los puntos tienen que estar redactados con precisión. "Asuntos generales" sirve para escuchar y para acordar nada. "Revisión del reglamento" no habilita a aprobar un reglamento nuevo. Querétaro lo lleva al texto legal: el artículo 270 fracción I exige que la convocatoria a la asamblea que pretenda modificar el reglamento incluya las modificaciones propuestas. Convocar "para revisar el reglamento" sin adjuntar el texto deja el acuerdo expuesto.

Cómo se notifica —y cómo se prueba que se notificó

Enviar la convocatoria y poder demostrar que se envió son dos cosas distintas, y la que importa el día de la impugnación es la segunda. Varias leyes estatales ya lo escribieron como obligación:

• Nuevo León (artículo 30): la convocatoria se fija en cinco o más lugares visibles del condominio, y se levanta acta circunstanciada firmada por quien convoca, un miembro del comité de vigilancia y tres condóminos. Es decir, la ley te pide fabricar la prueba en el momento.
• Querétaro (artículo 270 fracción II): tres canales acumulativos, no alternativos — lugar visible del condominio, medios electrónicos y puerta del condominio. Un condominio que solo pega el papel en el elevador está convocando de forma incompleta según el texto.
• Quintana Roo: la reforma de 2021 reconoció expresamente las asambleas a distancia, y permite que el condómino se haga acompañar de abogado, contador público o intérprete traductor, designándolo al pase de lista. Para un condominio en un destino turístico, con buena parte de los propietarios fuera del estado, eso pesa más que cualquier porcentaje.

Aunque tu ley no lo detalle, la regla operativa es la misma: entrega por un medio que deje registro con fecha, y guarda ese registro con el acta. El papel pegado en el elevador no prueba nada seis meses después.

Tercero: qué pasa cuando no hay quórum

Casi ninguna asamblea alcanza quórum en la primera citación. La gente no llega, los propietarios que rentan no viven ahí, los inversionistas están en otra ciudad. Eso no es una anomalía: es el escenario normal, y las leyes estatales lo previeron con la segunda y la tercera convocatoria.

Lo que cambia radicalmente entre estados no es que exista la segunda convocatoria, sino cuánto hay que esperar por ella. Y esa diferencia decide si tu asamblea se resuelve en una tarde o en un mes.

Cuando las tres vueltas caben en la misma sesión

En la CDMX median treinta minutos entre una convocatoria y la siguiente. Primera con el 75% de los condóminos, segunda con mayoría simple del total, tercera con quien asista resolviendo por mayoría de los presentes. En Querétaro el intervalo es de quince minutos entre cada una: 75% del total de condóminos, más del 50%, y con los que asistan. Quintana Roo también agota tres vueltas: 75% del proindiviso, 51%, y con quien asista.

En esos tres estados, la tercera convocatoria —la que se instala con quien haya llegado— es el escenario realista de casi cualquier condominio grande, no el plan B. Lo que se vuelve crítico es la redacción de la citación: si no anuncia las tres desde el principio, con su hora, la sesión se cae y hay que volver a convocar con el plazo completo. En Quintana Roo, con un quórum de primera del 75% del proindiviso en un destino donde muchos propietarios ni siquiera viven en el estado, ese número es prácticamente inalcanzable en primera vuelta por diseño.

Cuando la asamblea se reprograma

Jalisco funciona al revés. Entre la primera convocatoria y la segunda median de siete a quince días, no minutos. Una asamblea sin quórum no se resuelve esperando media hora en el lobby: se resuelve reprogramando, y el proceso completo de una decisión puede ocupar más de un mes desde la primera citación —quince días de anticipación, más siete a quince días hasta la segunda—. Si administras en Guadalajara o Zapopan con el calendario mental de la capital, vas a llegar tarde a tu propia decisión.

En Nuevo León y el Estado de México la segunda convocatoria se instala con los presentes o con los asistentes, sin que la ley fije un intervalo propio; ahí el plazo lo pone tu reglamento interno, y conviene tenerlo escrito antes de necesitarlo.

La válvula de escape de Jalisco: la asamblea que queda pendiente

Jalisco tiene una figura que ningún otro de los seis estados comparados contempla, y que vale la pena conocer aunque no administres ahí, porque cambia por completo la estrategia de una decisión importante.

El artículo 1023 permite que la asamblea extraordinaria se celebre con quien asista, pero condiciona la validez de sus acuerdos a que los apruebe el 75% de los derechos — y ese 75% se puede completar durante los treinta días naturales siguientes, con condóminos ausentes que en forma auténtica manifiesten conocer los acuerdos y aprobarlos.

Traducido: en Jalisco una asamblea con baja asistencia no está perdida, está pendiente. El esfuerzo se traslada del día del evento a los treinta días posteriores, y eso obliga a redactar el acta con una precisión distinta: lo que el ausente aprueba es exactamente lo que el documento dice. Cada adhesión se documenta con fecha, y ese expediente es lo que sostiene el acuerdo si alguien lo impugna. El detalle completo está en la guía de la ley de condominios de Jalisco.

El error que se paga: convocar con una sola vuelta

Con todo lo anterior en la mesa, el error más caro de la convocatoria es también el más común: emitir un documento que anuncia una sola fecha y una sola hora. Si el quórum no llega —y no va a llegar—, no hay a qué recurrir. Hay que volver a empezar, con el plazo legal completo por delante, y el asunto que era urgente se aplaza un mes.

Emitir las tres citaciones en el mismo documento, con su hora y su quórum, no es un truco: es la forma en que estas leyes están diseñadas para operar. Verifica cuántas vueltas contempla tu ley estatal y déjalas todas por escrito.

Cuarto: quórum y votación (donde los porcentajes importan)

Aquí es donde más se confunde la gente, porque en un condominio no todos los votos valen igual — salvo donde valen exactamente igual, que también existe.

En la mayoría de los estados el voto se pondera por el porcentaje de indiviso de cada unidad: esa fracción de la propiedad total que aparece en la escritura y que suele estar ligada a la superficie de cada departamento. Un penthouse grande pesa más que un estudio pequeño. Eso significa dos cosas:

• El quórum se mide en porcentaje de indivisos presentes, no en número de personas. Diez vecinos de unidades chicas pueden no alcanzar el quórum que sí alcanzan cuatro de unidades grandes.
• Las votaciones se cuentan por indiviso, no por "una unidad, un voto".

La excepción que rompe el criterio: el Estado de México

El artículo 28 fracción II de la ley mexiquense es tajante: en condominios que no son comerciales ni industriales, cada condómino tiene un solo voto, sin importar cuántas unidades posea. En condominios comerciales e industriales, el voto sí es por unidad.

Es la diferencia más grande entre los seis ordenamientos que comparamos, y no es una tecnicidad. En la CDMX, quien compró seis departamentos manda seis veces más; en el Estado de México manda igual que quien compró uno. Las consecuencias son inmediatas:

• El padrón que importa es el de personas, no el de unidades. Un propietario con cinco departamentos es un voto. Contar mal esto es contar mal el quórum.
• La política interna cambia de eje. Las decisiones se ganan convenciendo a más personas, no acumulando metros cuadrados.

Querétaro tiene un candado parecido, por otra vía. El voto pesa por indiviso, pero cuando un solo condómino representa más del 50% del valor total inicial del inmueble, el artículo 265 fracción VIII exige que además el acuerdo se tome por mayoría de votos contados por persona. En un condominio con un desarrollador o un inversionista dominante, esa regla decide quién manda de verdad, y casi nadie la conoce.

Quién cuenta para el quórum: el condómino moroso

Es la pregunta que aparece en toda asamblea tensa, y la respuesta depende del estado. Vale la pena tenerla resuelta antes del pase de lista, no discutida en el momento:

Dos matices que evitan discusiones:

Nuevo León define la mora con una sola cuota. Conforme al artículo 34 basta la falta de pago de una cuota para considerar moroso al condómino, y con eso se suspende su voto — salvo en las asambleas extraordinarias convocadas para modificar la escritura, extinguir el condominio o afectar el dominio de las áreas comunes, donde el moroso sí vota. Tiene sentido: son decisiones que tocan su patrimonio.

Querétaro separa dos cosas que suelen confundirse. El moroso pierde el voto (artículo 271), pero sigue contando para el quórum a menos que exista resolución judicial firme. Un administrador que descuenta del quórum a todos los deudores está instalando la asamblea con un número equivocado.

En los cuatro casos, el pase de lista depende de un dato que casi nunca está listo: quién está al corriente el día de la asamblea. Tenerlo es saber cuánto debe cada unidad y desde cuándo antes de abrir la sesión, no reconstruirlo con recibos mientras la gente espera. Y si tu problema de fondo es la cartera vencida y no la asamblea, la guía para reducir la morosidad desarrolla la escalera de cobranza que evita llegar a este punto.

Mayoría simple vs. mayoría calificada

No todos los acuerdos requieren el mismo respaldo, y la diferencia no es sutil: la mayoría simple se mide sobre los presentes, la calificada sobre el total del condominio.

Los porcentajes exactos son estatales, y las distancias entre ellos son grandes:

Tres lecturas que cambian cómo se prepara la asamblea:

La CDMX se contradice consigo misma, y hay una salida prudente. Sus artículos 11 y 52 piden mayorías distintas para modificar el mismo reglamento: 75% del valor total en asamblea extraordinaria contra 51% del indiviso en asamblea general. Está así en el texto vigente; no es un error de transcripción. Mientras no se aclare, lo prudente es convocar extraordinaria y buscar el 75%, que cumple con ambos artículos. Un acuerdo aprobado con 76% no es impugnable por esa vía; uno aprobado con 55% sí. El desarrollo está en la guía de la ley de condominios de la CDMX.

En el Estado de México la escritura es prácticamente inamovible. No es 75% del valor total como en la CDMX ni 65% del proindiviso como en Nuevo León: es la voluntad de todos los condóminos. En un condominio de doscientas unidades, eso equivale a decir que no se modifica, y conviene saberlo antes de prometerle a la asamblea un cambio que depende de ella.

"Mayoría calificada" no significa lo mismo en dos estados. En Nuevo León, modificar el reglamento pide el 50% del proindiviso total; en Querétaro, el 75% de los votos de la totalidad de los condóminos. Antes de la asamblea, ten claro para cada punto del orden del día qué mayoría necesitas y sobre qué base se cuenta. Confundir los dos umbrales es una de las formas más comunes de aprobar un acuerdo que después resulta impugnable.

Representación y poderes

Un condómino que no asiste puede hacerse representar con una carta poder, y esa representación cuenta para el quórum y para las votaciones. La condición es documental: las cartas se registran al inicio, junto con la lista de asistencia, indicando qué unidad y qué porcentaje representa cada apoderado. Sin ese registro, el voto por representación es lo primero que se disputa.

Aquí conviene una advertencia honesta: el detalle de la representación casi siempre vive en el reglamento interno, no en la ley estatal. Cuántos testigos pide la carta poder, si un mismo apoderado puede representar a varias unidades, si se admite poder notarial o basta el documento privado — eso lo define tu reglamento, y si no lo dice, lo define la asamblea antes de que haga falta. La plantilla de reglamento interno trae el artículo correspondiente listo para adaptar.

Lo que sí está en la ley, y solo en un estado de los seis, es la figura del acompañante: Quintana Roo permite que el condómino se haga acompañar de abogado, contador público o intérprete traductor, designándolo al pase de lista. No es lo mismo que representar —el acompañante asiste, no vota por él—, pero resuelve la asamblea donde se va a discutir un dictamen técnico o financiero.

Quinto: el acta (el único recuerdo que tiene valor)

Lo que no queda en el acta, no pasó. El acta es el documento legal que sobrevive a la asamblea y respalda cada acuerdo. Debe levantarse durante o inmediatamente después de la asamblea —nunca reconstruida de memoria días más tarde— e incluir:

• Lugar, fecha, hora de inicio y de cierre; con qué convocatoria quedó instalada (primera, segunda o tercera).
• La lista de asistencia con los porcentajes de indiviso y las representaciones acreditadas, para demostrar el quórum.
• El orden del día tal como se publicó.
• Cada acuerdo, con el resultado exacto de la votación: porcentaje a favor, en contra y abstenciones.
• Los compromisos con responsable y fecha —quién hace qué y para cuándo—.
• Las firmas de quien preside, quien toma el acta y, según el reglamento, los escrutadores o testigos.

Quién firma el acta

En la mayoría de los estados lo define el reglamento interno. Querétaro lo puso en la ley: el acta la levanta el secretario y la firman el presidente y el secretario de la Mesa Directiva, los miembros del Comité de Vigilancia que asistieron, y los condóminos que lo soliciten. Ese último punto es importante — el condómino que quiere dejar constancia de su postura tiene derecho a firmar.

Ahí también aparece un hueco estructural que cuesta caro descubrir tarde: en Querétaro, sin Mesa Directiva no hay quién convoque ni presida la asamblea. Un condominio que solo nombró administrador lo va a notar el día que alguien impugne un acuerdo por vicio de forma. El detalle de los tres órganos está en la guía de la ley de condominios de Querétaro.

El libro de actas

El acta no vive suelta: se asienta en el libro de actas del condominio. Dos estados le pusieron requisitos que no se resuelven el día de la asamblea:

• Estado de México (artículo 28 fracción V): el libro de actas debe estar autorizado por el secretario del ayuntamiento. Es un trámite externo, con tiempos que no controlas, y por eso pertenece al arranque del ejercicio y no al día en que hay que asentar un acuerdo.
• Querétaro (artículo 265 fracción XI, último párrafo): el libro de actas debe estar digitalizado y disponible en medios electrónicos. Es de las pocas leyes estatales que lo dice con esas palabras.

Después de la asamblea: informar, protocolizar, registrar

Aprobar el acuerdo no cierra el proceso. Faltan tres pasos, y cuáles apliquen depende del acuerdo y del estado.

Informar a los condóminos. Querétaro le puso plazo: el secretario debe informar por escrito a cada condómino, dentro de siete días hábiles, las resoluciones que adoptó la asamblea (artículo 265 fracción XI). Aunque tu ley no lo exija, es la práctica que más impugnaciones evita — el condómino que se entera del acuerdo a los tres meses tiene un agravio que el que se enteró a los tres días no tiene.

Protocolizar ante notario, cuando el acuerdo lo requiera. No todo acuerdo se protocoliza; los que tocan los documentos fundacionales del condominio, sí:

• CDMX: el acta que modifica el reglamento interno se protocoliza ante notario y se registra ante la Procuraduría Social (artículo 31). El artículo 52 lo repite para la elaboración y modificación del reglamento, y el 54 aclara que la Procuraduría revisa que no contravenga la ley. Es el único de los seis estados con una autoridad administrativa que valida el contenido.
• Estado de México: el reglamento aprobado por la asamblea se hace constar en testimonio notarial (artículo 2 fracción X), y protocolizarlo es parte de la facultad de la asamblea (artículo 29 fracción IX).
• Querétaro: toda modificación al reglamento interno o a la escritura constitutiva debe constar en escritura pública, inscrita en el Registro Público y ante la autoridad municipal (artículo 222).

Hacerla accesible. El acta debe estar disponible para cualquier condómino que la solicite —es su derecho— y a la mano en la siguiente asamblea, donde el primer punto siempre debería ser el seguimiento de los acuerdos de la anterior. Un acta guardada en el cajón de la caseta sirve de poco: no se le puede oponer a nadie.

Sexto: la impugnación (y cómo se previene)

La impugnación de acuerdos es el recurso por el cual un condómino pide que se anule una decisión de asamblea. Los plazos y la vía cambian por estado y hay que consultarlos localmente, pero el patrón de las causas es notablemente estable, y todas son de forma:

1. Convocatoria fuera de plazo o emitida por quien no estaba facultado.
2. Un punto votado que no estaba en el orden del día.
3. Quórum mal contado — por cabeza donde se cuenta por indiviso, o descontando morosos que sí contaban.
4. Mayoría insuficiente para el tipo de acuerdo, casi siempre por aplicar simple donde se exigía calificada.
5. Acta incompleta, tardía o sin firmas, que no puede probar nada de lo anterior.

La defensa práctica no es legal, es documental. Ninguna de esas cinco causas se gana con un buen abogado si el expediente está incompleto, y las cinco se previenen con el mismo trabajo: convocar con el plazo correcto, guardar la constancia del envío, pasar lista con porcentajes, anunciar la mayoría exigida antes de cada votación y levantar el acta durante la sesión.

Ninguno de estos errores tiene que ver con las buenas intenciones de la administración. Todos tienen que ver con la forma. Y la forma se puede sistematizar.

Modelo de acta de asamblea de condominio

Descarga el modelo de acta en Word (.docx) — es el mismo texto que sigue, ya formateado y editable, con estas mismas advertencias dentro del documento.

Todo lo que va entre corchetes [ ] es un dato tuyo. Está redactado para llenarse durante la sesión, no después: si lo abres el día de la asamblea y lo vas completando punto por punto, al cerrar tienes el acta lista para firmar.

Tres advertencias antes de usarlo, y van en serio:

• Los plazos, quórums y mayorías salen de tu ley estatal, no de este modelo. Cada campo que dependa de la ley está marcado como tal.
• Revísalo con un notario o abogado de tu entidad la primera vez, sobre todo si el acuerdo va a protocolizarse.
• Bórrale lo que no aplique. Un acta con secciones vacías es peor que una corta y completa.

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ACTA DE ASAMBLEA [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA] DE CONDÓMINOS

Condominio: [nombre del condominio] Domicilio: [calle y número, colonia, alcaldía/municipio, estado] Escritura constitutiva: instrumento [número], otorgado ante la fe del notario público [número] de [entidad], inscrito en el Registro Público de la Propiedad bajo el folio [folio]. Ley aplicable: [nombre oficial de la ley de condominios de tu estado] · Reglamento interno vigente aprobado el: [fecha] Fecha de la asamblea: [día] de [mes] de [año] · Hora de inicio: [hh:mm] · Hora de cierre: [hh:mm] Lugar: [lugar exacto / plataforma y enlace, si la ley y el reglamento admiten asamblea a distancia]

I. Convocatoria

1.1 La presente asamblea fue convocada por [nombre y cargo: administrador / mesa directiva / porcentaje de condóminos / autoridad facultada], quien se encuentra facultado conforme a [artículo de la ley aplicable y/o cláusula del reglamento interno].

1.2 La convocatoria se emitió el [fecha], con [número] días de anticipación, cumpliendo el plazo de [días que exige tu ley estatal].

1.3 Se notificó por los siguientes medios, conservándose constancia de cada uno: [fijación en lugar visible: acceso principal, elevadores, caseta] · [correo electrónico / portal de residentes] · [otros medios que exija tu ley estatal]. Se anexa a esta acta la evidencia de envío.

1.4 La convocatoria anunció [primera / primera y segunda / primera, segunda y tercera] convocatoria, con [intervalo] entre una y la siguiente.

1.5 Orden del día publicado:

1. Lista de asistencia, verificación del quórum e instalación de la asamblea.
2. Designación de presidente, secretario y escrutador(es) de la asamblea.
3. Lectura y seguimiento de los acuerdos de la asamblea anterior, celebrada el [fecha].
4. [Punto sustantivo — redactado con precisión: "Aprobación del presupuesto anual [año] por un monto de $[monto]", no "asuntos financieros"].
5. [Punto sustantivo].
6. [Punto sustantivo].
7. Lectura, aprobación y firma del acta.

(Nota: solo pueden tomarse acuerdos sobre puntos incluidos en el orden del día. Si tu asamblea va a modificar el reglamento interno, verifica si tu ley exige adjuntar el texto propuesto a la convocatoria — Querétaro lo exige expresamente.)

II. Instalación y quórum

2.1 Siendo las [hh:mm] del [fecha], se pasó lista de asistencia conforme al padrón de condóminos e indivisos vigente, que se agrega como Anexo A.

2.2 Resultado del pase de lista:

(Verifica el criterio de tu estado: la mayoría cuenta por indiviso, pero el Estado de México da un voto por condómino en condominios habitacionales. Y en varios estados el indiviso del moroso no cuenta para instalar la asamblea; en otros sí.)

2.3 Las cartas poder presentadas se registraron al inicio de la sesión y se agregan como Anexo B, indicando unidad representada, porcentaje, nombre del poderdante y del apoderado.

2.4 Habiéndose reunido el [porcentaje] requerido por [artículo de la ley aplicable] para la [primera / segunda / tercera] convocatoria, se declara legalmente instalada la asamblea a las [hh:mm], siendo válidos y obligatorios sus acuerdos para todos los condóminos, presentes y ausentes.

III. Mesa de la asamblea

3.1 Se designó por [votación / conforme al reglamento] a: Presidente: [nombre] · Secretario: [nombre] · Escrutador(es): [nombre(s)].

3.2 [Si tu estado o reglamento asignan estos cargos a un órgano específico —en Querétaro, al presidente y secretario de la Mesa Directiva—, anótalo aquí en vez de la designación.]

IV. Desahogo del orden del día y acuerdos

Punto 3 — Seguimiento de acuerdos anteriores. [Acuerdo pendiente 1: estado, responsable, comentario.] [Acuerdo pendiente 2: estado, responsable, comentario.]

Punto 4 — [Título del punto].

Exposición: [resumen de lo presentado y de las intervenciones relevantes, en dos o tres líneas].

Mayoría requerida: [simple sobre los presentes / calificada sobre el total], conforme a [artículo de la ley aplicable o cláusula del reglamento].

Votación:

ACUERDO [número]: [redacción exacta y autosuficiente del acuerdo — debe entenderse sin leer el resto del acta]. Responsable: [nombre y cargo]. Fecha compromiso: [fecha].

(Repite este bloque para cada punto sustantivo. La redacción del acuerdo importa especialmente si tu estado permite recabar adhesiones de ausentes después de la asamblea: lo que el ausente aprueba es exactamente lo que dice el documento.)

Punto 5 — [Título del punto]. [Mismo bloque: exposición · mayoría requerida · votación · acuerdo con responsable y fecha.]

Punto 6 — [Título del punto]. [Mismo bloque.]

V. Cierre

5.1 No habiendo más asuntos que tratar de los incluidos en el orden del día, se dio lectura a la presente acta, que fue aprobada por [porcentaje] de los acreditados, y se declaró clausurada la asamblea a las [hh:mm] del [fecha].

5.2 [Si aplica en tu estado: se instruye al secretario a informar por escrito las resoluciones a cada condómino dentro de [plazo], y al administrador a asentar esta acta en el libro respectivo.]

5.3 [Si el acuerdo lo requiere: se faculta a [nombre] para comparecer ante notario público a protocolizar la presente acta y realizar los registros que exija [ley aplicable].]

VI. Firmas

Anexos

• Anexo A — Lista de asistencia con unidad, nombre, porcentaje de indiviso y firma de cada asistente.
• Anexo B — Cartas poder presentadas y registradas al inicio.
• Anexo C — Constancia de la convocatoria: copia del documento y evidencia de cada medio de notificación, con fecha.
• Anexo D — Documentos presentados: presupuesto, estados financieros, cotizaciones, dictámenes o textos sometidos a votación.

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Los errores que anulan una asamblea

1. Convocar sin la anticipación debida o por un medio sin constancia.
2. Convocar quien no está facultado — el administrador moroso en la CDMX, el condominio sin mesa directiva en Querétaro.
3. Acordar temas que no estaban en el orden del día, o redactar los puntos tan vagos que no habilitan el acuerdo que se tomó.
4. Anunciar una sola convocatoria y quedarse sin quórum, sin segunda vuelta que instalar.
5. Contar votos por cabeza donde se cuenta por indiviso —o por indiviso donde la ley da un voto por condómino—.
6. Descontar del quórum a los morosos en un estado donde sí cuentan, o contarlos donde no.
7. Aplicar mayoría simple a una decisión que exigía mayoría calificada sobre el total.
8. Levantar el acta días después, incompleta o sin firmas.
9. No protocolizar ni registrar el acuerdo que la ley de tu estado obliga a formalizar.

Cómo Communeo ayuda con esto

La asamblea vive de datos que casi siempre están dispersos: quién es dueño de qué y cómo contactarlo, quién está al corriente, qué se acordó la última vez, cómo va la tesorería que se va a presentar. Communeo mantiene esa información en un solo lugar, lista para la asamblea:

• Padrón de unidades y propietarios actualizado — el módulo de Unidades tiene quién es dueño de cada unidad, quién la habita y sus datos de contacto: la base para convocar a quien corresponde y armar la lista de asistencia sin reconstruir el padrón la semana de la asamblea. El indiviso con el que pesa cada voto no vive en el sistema: lo tomas de la escritura constitutiva y lo cruzas contra este padrón, ya sea que tu estado cuente por porcentaje o por cabeza.
• Convocatoria y avisos con constancia de envío — las notificaciones llegan al portal y al correo de cada propietario, con fecha y evidencia, para que la convocatoria no dependa del papel pegado en el elevador. Con plazos de cuatro días en Querétaro o siete en la CDMX, poder probar cuándo salió el aviso vale tanto como haberlo enviado.
• Corte financiero listo para presentar — los módulos de Tesorería y Cobros generan el estado de cuentas y el desglose de gastos comunitarios por categoría, con su comprobante y el CSV del periodo, sin armar el reporte a mano cada semestre. Si la asamblea va a hablar de cuotas, conviene llegar con la morosidad segmentada por días de retraso y no con una cifra global.
• Historial que sobrevive a los cambios de administración — los avisos publicados, los cargos y los movimientos de tesorería quedan documentados con fecha, listos para dar seguimiento en la siguiente asamblea aunque cambie quien administra. El acta y sus acuerdos siguen siendo tuyos: el sistema guarda la evidencia alrededor, no la redacta.

Una buena asamblea no se improvisa el día del evento: se prepara con datos confiables y se documenta con disciplina. Cuando la administración llega con las cuentas claras y los acuerdos por escrito, la asamblea deja de ser el momento más temido del año.

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