Glosario de administración de condominios en México

Quien llega por primera vez a la administración de un condominio se topa con un vocabulario que nadie le explicó: proindiviso, protocolización, título ejecutivo, cuota extraordinaria, quórum de segunda convocatoria. Están en la escritura, en el acta, en el estado de cuenta y en el correo del abogado, y casi siempre se usan como si todo el mundo ya supiera qué significan.

Este glosario reúne los términos que de verdad aparecen en la operación de un condominio en México, agrupados en cuatro familias: los legales, los de dinero, los de la operación diaria y los de las personas que ocupan cada rol. Cada definición va en español llano, con la nota de dónde cambia según el estado cuando cambia.

Dos advertencias, con la honestidad que nos gustaría recibir: esto es material informativo, no asesoría legal. Y el marco de condominios en México es estatal, así que varias de estas definiciones tienen una versión distinta en cada entidad. Donde citamos un artículo, decimos de qué ley es. Donde el concepto varía, lo señalamos en vez de darte la definición de la Ciudad de México como si fuera universal — que es el error más común del contenido que se encuentra buscando. Las diferencias concretas entre cinco estados están en la guía de la ley de propiedad en condominio por estado.

Índice

Legal y gobernanza — Régimen de propiedad en condominio · Escritura constitutiva · Indiviso · Unidad privativa · Asamblea ordinaria · Asamblea extraordinaria · Convocatoria · Quórum · Acta de asamblea · Libro de actas · Protocolización · Reglamento interno · Impugnación de acuerdos · Procuraduría Social

Dinero — Cuota ordinaria · Cuota extraordinaria · Fondo de administración y mantenimiento · Fondo de reserva · Presupuesto anual · Prorrateo · Estado de cuenta · Estado de liquidación de adeudos · Morosidad · Interés moratorio · Conciliación bancaria · Constancia de no adeudo · Cierre de periodo · Tasa de cobranza

Operación — Áreas comunes · Áreas comunes de uso exclusivo · Amenidad · Reserva de amenidad · Bitácora · Control de acceso · Registro de visitas · Recepción de paquetería · Mantenimiento preventivo · Mantenimiento correctivo · Orden de trabajo · Inventario de equipo · Programa interno de protección civil · Padrón de condóminos

Roles y personas — Condómino · Poseedor · Administrador · Comité de vigilancia · Mesa directiva · Desarrollador

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Legal y gobernanza

Régimen de propiedad en condominio

El régimen jurídico bajo el cual un inmueble se divide en unidades privativas de propiedad exclusiva y áreas comunes de copropiedad. Se constituye ante notario mediante la escritura constitutiva y se inscribe en el Registro Público de la Propiedad. Es lo que hace que tu departamento sea tuyo y que la escalera sea de todos, al mismo tiempo y en el mismo edificio.

Cada estado tiene su propio ordenamiento. Cuatro de los cinco estados que analizamos a fondo —CDMX, Nuevo León, Estado de México y Quintana Roo— tienen una ley especial de condominios; Jalisco no: ahí el condominio se regula dentro del Código Civil del Estado, a partir del artículo 1001.

Escritura constitutiva

El acta de nacimiento del condominio. Es el instrumento notarial que constituye el régimen y define lo que después nadie puede cambiar por su cuenta: cuántas unidades hay, cuál es el indiviso de cada una, qué se considera área común y cuál es el destino de cada espacio. En Jalisco, el reglamento del condominio forma parte del contenido obligatorio de la escritura (artículo 1006 del Código Civil).

Varía por estado, y bastante: modificarla exige el 75% del valor total en CDMX, el 65% del proindiviso en Nuevo León, el 75% de los derechos en Jalisco, y en el Estado de México la voluntad de todos los condóminos, sin excepción.

Indiviso (o proindiviso)

El porcentaje del total del condominio que le corresponde a cada unidad privativa. Se fija en la escritura constitutiva y normalmente se calcula por superficie, aunque puede ponderar ubicación o valor. Sirve para dos cosas: repartir las cuotas y pesar el voto en la asamblea.

Aquí está una de las diferencias más grandes entre estados. En la mayoría, quien tiene más indiviso vota más. En el Estado de México, en condominios habitacionales, el artículo 28 fracción II establece un voto por condómino sin importar cuántas unidades posea; el voto por unidad queda para los condominios comerciales e industriales. Si administras con inversionistas que poseen varias unidades, esa distinción cambia por completo la política interna.

Unidad privativa

El espacio de propiedad exclusiva de un condómino: el departamento, la casa, el local, y —según lo que diga la escritura— el cajón de estacionamiento y la bodega. Es la unidad contable del condominio: las cuotas se generan por unidad, no por persona, y los adeudos siguen a la unidad aunque cambie de dueño. Por eso una migración de datos bien hecha arranca por el padrón de unidades y no por la lista de vecinos.

Asamblea general ordinaria

La reunión periódica en la que los condóminos aprueban lo que sostiene la operación: presupuesto, cuotas, informe del administrador, nombramientos. Es la máxima autoridad del condominio — por encima del administrador y de cualquier comité.

La frecuencia mínima varía: el Estado de México pide asambleas generales cada seis meses (artículo 28 fracción I) y Jalisco una ordinaria al año, dentro del primer trimestre (artículo 1020). Otros estados dejan la periodicidad al reglamento. El proceso completo —convocar, votar, levantar acta— está en la guía de asamblea de condominio.

Asamblea general extraordinaria

La que se convoca para asuntos que exceden la operación normal: modificar la escritura o el reglamento, obras que cambian las áreas comunes, extinguir el régimen, remover al administrador según el estado. Suele exigir más anticipación y mayorías más altas que la ordinaria.

Dos particularidades que vale la pena conocer. En Jalisco, una extraordinaria puede celebrarse con quien asista, pero sus acuerdos solo valen si los aprueba el 75% de los derechos — y ese porcentaje se puede completar durante los treinta días siguientes con condóminos ausentes que manifiesten conocer y aprobar los acuerdos (artículo 1023). En Quintana Roo, la reforma de 2021 reconoció expresamente las asambleas a distancia, que para un condominio con propietarios fuera del estado vale más que cualquier porcentaje.

Convocatoria

El aviso formal que cita a la asamblea. Debe decir quién convoca, qué tipo de asamblea es, fecha, hora, lugar y orden del día — y solo pueden tomarse acuerdos sobre los puntos incluidos ahí. Es el requisito que más acuerdos vuelve impugnables, casi siempre por el plazo.

Los días de anticipación cambian por estado: 7 días naturales en la CDMX para la ordinaria, 15 en Jalisco (y 20 para la extraordinaria), al menos 10 en Nuevo León salvo que el reglamento pida más, y 10 días para las generales del Estado de México. Nuevo León además exige fijarla en cinco o más lugares visibles y levantar acta circunstanciada de esa publicación (artículo 30).

Quórum

El mínimo de asistencia necesario para que la asamblea se instale válidamente. Se mide casi siempre en porcentaje de indiviso, no en número de personas.

Es el término donde más se equivoca quien copia una plantilla de otro estado. En primera convocatoria la CDMX pide el 75% de los condóminos y Quintana Roo el 75% del proindiviso, mientras que Jalisco y Nuevo León piden 51% y el Estado de México más del 50%. Y en varios estados, el indiviso de un condómino moroso no cuenta para instalar la asamblea. La tabla completa de los cinco estados está en la comparación de leyes estatales.

Acta de asamblea

El documento que deja constancia de lo acordado: quién asistió, con cuánto indiviso, qué se puso a votación, cómo se votó y qué se resolvió. Sin acta, un acuerdo válido es indemostrable — y un acuerdo indemostrable es, en la práctica, un acuerdo que no existe. Es también el respaldo indispensable para cobrar: el documento de cobro se acompaña del acta donde se fijaron las cuotas.

Libro de actas

El registro consecutivo donde se asientan todas las actas de asamblea del condominio. Su valor está en la continuidad: es lo que permite que un administrador nuevo sepa qué se acordó antes de que llegara.

En el Estado de México tiene un requisito formal que no existe en los demás estados analizados: el libro debe estar autorizado por el secretario del ayuntamiento (artículo 28 fracción V).

Protocolización

El acto por el cual un notario público incorpora un documento —típicamente un acta de asamblea— a su protocolo, dándole fe pública. No es un trámite decorativo: hay acuerdos que sin protocolizar no surten efectos frente a terceros.

Cuándo es obligatoria depende del estado y del acuerdo. En la CDMX, el acta que modifica el reglamento interno se protocoliza ante notario y además se registra ante la Procuraduría Social (artículo 31). En el Estado de México, el reglamento aprobado por la asamblea se hace constar en testimonio notarial (artículo 2 fracción X). En Jalisco, la escritura constitutiva —con el reglamento dentro— se inscribe en el Registro Público de la Propiedad.

Reglamento interno

El documento que aterriza la ley a las características de tu condominio: horarios de áreas comunes, mascotas, ruido, invitados, sanciones. La ley de la CDMX lo define como el instrumento que regula el uso de las áreas comunes y establece las bases de sana convivencia, complementando y especificando las disposiciones de la ley (artículo 2). Sus dos límites son duros: no puede contradecir ni la ley estatal ni la escritura constitutiva; cuando choca con alguna, pierde el reglamento.

Ojo con el nombre, que cambia por estado: en Quintana Roo es el Reglamento del Condominio (artículo 41), en el Estado de México el Reglamento Interior del Condominio, y en CDMX y Nuevo León el Reglamento Interno. Buscar por el nombre equivocado hace parecer que la ley no dice nada al respecto. Qué debe contener y una plantilla lista para adaptar están en la guía del reglamento interno.

Impugnación de acuerdos

El recurso por el cual un condómino pide que se anule un acuerdo de asamblea, normalmente por un defecto de forma: convocatoria fuera de plazo, quórum mal contado, un punto votado que no estaba en el orden del día, o una mayoría insuficiente para el tipo de acuerdo. Los plazos y la vía cambian por estado. La defensa práctica no es legal, es documental: convocar con el plazo correcto y levantar bien el acta.

Procuraduría Social

En la Ciudad de México, la autoridad administrativa ante la que se registra la elaboración o modificación del reglamento interno, y que revisa que no contravenga la ley (artículos 52 y 54). También puede convocar asambleas cuando no hay administración o cuando el administrador se niega.

Es un caso claro de definición que no se puede generalizar: de los cinco estados que revisamos, la CDMX es el único con una autoridad de este tipo. En Nuevo León, Quintana Roo y el Estado de México el control es notarial, registral y judicial, sin equivalente administrativo.

Dinero

Cuota ordinaria (o de mantenimiento)

El pago periódico —casi siempre mensual— con el que cada unidad cubre los gastos recurrentes y previsibles del condominio: vigilancia, limpieza, jardinería, energía de áreas comunes, administración, seguros y la aportación al fondo de reserva. La aprueba la asamblea y se reparte según el criterio que marque la escritura, normalmente por indiviso. Una vez definida, el cargo se genera solo cada mes. El método completo para calcularla está en la guía de la cuota de mantenimiento.

Un límite que sorprende a muchos: en el Estado de México, en condominios de 60 o más unidades, las cuotas que fije el administrador o el comité electo por lote o manzana no pueden exceder del 1% del valor comercial del inmueble (artículo 30).

Cuota extraordinaria

La aportación adicional que se aprueba para un gasto que la cuota ordinaria no cubre: impermeabilización, cambio de bomba, remodelación del acceso, un siniestro. Requiere acuerdo expreso de asamblea y, en varios estados, mayorías especiales. Un condominio que necesita cuotas extraordinarias cada pocos meses no tiene un problema de gastos imprevistos: tiene un fondo de reserva insuficiente.

Fondo de administración y mantenimiento

El dinero destinado a cubrir la operación cotidiana del condominio: sueldos, servicios, insumos, reparaciones menores. Es el fondo que se consume mes con mes, a diferencia del de reserva, que se acumula. Varias leyes estatales exigen que el reglamento establezca las aportaciones para constituirlo (CDMX artículo 53 fracción XV, Jalisco artículo 1006).

Fondo de reserva

El ahorro del condominio para gastos mayores, reposición de equipo y emergencias. Su función es que una bomba fundida no se convierta en una asamblea extraordinaria de urgencia. La ley suele exigir que exista y que el reglamento fije las aportaciones, pero el monto adecuado no lo fija ninguna ley: depende de la antigüedad del inmueble, del equipo instalado y del riesgo. En Communeo, el fondo de reserva es una categoría de gasto más, con su comprobante y su lugar en el desglose mensual — no un saldo que el sistema calcule por separado. Los criterios prácticos para dimensionarlo están en la guía del fondo de reserva.

Presupuesto anual

La proyección de ingresos y gastos del condominio para el ejercicio, aprobada en asamblea. Es el documento del que sale la cuota: primero se presupuesta el gasto real —con el historial de gastos categorizados como base—, después se divide. Hacerlo al revés —fijar la cuota y ver qué alcanza— es el origen de la mayoría de los déficits.

Prorrateo

El reparto de un gasto común entre las unidades conforme a un criterio. El más habitual es el indiviso; algunos condominios usan partes iguales para ciertos conceptos, o consumo medido cuando hay medidores individuales. El criterio no lo elige el administrador: sale de la escritura y del reglamento, y cambiarlo requiere el procedimiento que corresponda en tu estado.

Estado de cuenta

El detalle por unidad de lo que se ha cargado, lo que se ha pagado y lo que se debe, con su corte de fechas. Es a la vez la herramienta de cobranza más efectiva y la que menos condominios tienen al día: un residente que puede consultar su saldo en cualquier momento paga antes que uno que tiene que preguntar. En el portal del residente ese estado de cuenta está siempre disponible, sin tener que pedirlo.

En el Estado de México la entrega es obligatoria: el administrador debe entregar a cada condómino su estado de cuenta bimestralmente (artículo 31 fracción VI).

Estado de liquidación de adeudos

El documento formal de cobro: la certificación del adeudo de una unidad, firmada por quien la ley señale y acompañada del acta donde se fijaron las cuotas. En varios estados trae aparejada ejecución, es decir, permite demandar por la vía ejecutiva civil sin tener que probar primero que la deuda existe.

Es probablemente el término donde más peligroso resulta generalizar. Quién firma y desde cuándo se puede ejercer cambia en los cinco estados que revisamos: en la CDMX lo firman el administrador y el presidente del comité de vigilancia; en Nuevo León se exige que el administrador sea contador público —o que la asamblea faculte a uno— además del presidente del comité consultivo y de vigilancia (artículo 48); en Jalisco solo procede después de 90 días de vencido el plazo; en Quintana Roo cuando existan tres cuotas ordinarias o una extraordinaria pendientes; y en el Estado de México no es título ejecutivo: las cuotas son obligación civil exigible por la vía ordinaria, aunque la ley permite pedir el embargo precautorio (artículo 36). Verifica la de tu estado antes de armar el expediente — el monto exacto y qué unidades están vencidas salen del módulo de Cobros sin recalcular a mano.

Morosidad

La proporción de unidades con adeudo vencido, y por extensión el problema que más condiciona la operación de un condominio en México. Se mide en porcentaje de unidades con saldo vencido, en monto adeudado, o en ambos — Cobros calcula esa tasa por periodo automáticamente.

Cuándo se es "moroso" es una definición legal, no una opinión, y cambia por estado. Nuevo León lo define con precisión: basta la falta de pago de una cuota (artículo 34), y suspende el voto del moroso —conserva la voz— salvo en las extraordinarias que toquen la escritura, la extinción del condominio o el dominio de las áreas comunes. Quintana Roo también suspende el voto y excluye su indiviso del cálculo para instalar la asamblea. En la CDMX el moroso no pierde el voto, pero no puede convocar. Las tácticas de cobranza que funcionan están en la guía para reducir la morosidad.

Interés moratorio

El recargo que se genera sobre una cuota vencida. Lo aprueba la asamblea o lo fija el reglamento, dentro del límite que marque la ley estatal.

El tope varía y conviene revisarlo antes de escribir la política de cobranza. En la CDMX el interés por morosidad es el interés legal, que no puede exceder el 9% anual (artículo 33 fracción V) — un recargo más alto aprobado en asamblea es impugnable. Jalisco lo referencia al promedio de las dos mayores instituciones de crédito del país en créditos quirografarios a 30 días. Nuevo León lo deja al reglamento o a la asamblea y lo declara no capitalizable. Quintana Roo, además, fija el orden en que se aplican los pagos: primero multas, intereses y gastos, y hasta el final las cuotas — así que quien paga a medias está pagando recargos, no reduciendo su adeudo.

Conciliación bancaria

El proceso de emparejar cada movimiento del estado de cuenta bancario con el cargo o el pago que le corresponde en la contabilidad del condominio. Es el trabajo que más horas invisibles consume cuando se hace a mano —transferencias sin referencia, depósitos desde la cuenta de un familiar, pagos partidos en dos abonos— y el que produce el error más caro de todos: marcar como moroso a alguien que sí pagó. Del lado de los egresos, cada gasto que Tesorería registra queda con su comprobante desde el día uno, así que no hay nada que reconstruir después.

Constancia de no adeudo

El documento que expide el administrador para acreditar que una unidad está al corriente. Se usa sobre todo en la compraventa, porque los adeudos siguen a la unidad y no al vendedor.

En Jalisco el notario debe exigirla al vendedor (artículo 1029 bis) y en Quintana Roo debe constar en el contrato que la unidad está al corriente (artículo 12). En otros estados es una buena práctica, no una obligación notarial expresa: verifica el tuyo.

Cierre de periodo (corte)

El momento en que se dan por definitivos los movimientos de un mes o bimestre: cuotas generadas, pagos aplicados, gastos registrados y balance neto del periodo. No es un término legal, es de operación, y su utilidad práctica es enorme: un condominio que cierra cada periodo puede responder "cuánto tenemos" sin revisar nada. Uno que arrastra meses sin cerrar termina con una cifra en la que ni el propio administrador confía del todo.

Tasa de cobranza (o cuota recuperada)

El porcentaje de lo facturado en un periodo que efectivamente se cobró dentro de ese periodo. Es el indicador que mejor resume la salud financiera del condominio, y el complemento natural de la morosidad: la morosidad mira el acumulado histórico, la tasa de cobranza mira el mes. El módulo de Cobros la calcula sola cada periodo, sin hojas de cálculo aparte.

Operación

Áreas comunes (bienes comunes)

Los espacios y elementos de copropiedad de todos los condóminos: estructura, techos, fachadas, escaleras, pasillos, elevadores, instalaciones hidráulicas y eléctricas generales, estacionamiento de visitas, jardines, alberca, salón. Qué es común y qué es privativo lo define la escritura constitutiva, no la costumbre — y ese es el desacuerdo de fondo en buena parte de los conflictos vecinales.

Áreas comunes de uso exclusivo

Espacios que jurídicamente son comunes pero cuyo uso está asignado a una sola unidad: la terraza a la que solo se accede desde un departamento, el patio de planta baja, ciertos cajones de estacionamiento. Siguen siendo de todos —no se pueden vender por separado ni modificar libremente—, y el mantenimiento suele quedar a cargo de quien los usa. La asignación viene de la escritura o de un acuerdo de asamblea; si no consta en ninguno de los dos, es una costumbre, no un derecho.

Amenidad

El área común de uso recreativo o de servicio que se reserva o se agenda: alberca, salón de eventos, gimnasio, asadores, canchas, coworking. Se distingue del resto de las áreas comunes en que su uso es rival: cuando una familia la ocupa, las demás no pueden. De ahí que necesite reglas de reserva y no solo horarios. Communeo lo cubre con el módulo de reservas de amenidades.

Reserva de amenidad

El apartado de una amenidad por una unidad, para una fecha y un horario. Un sistema de reservas resuelve tres cosas que el grupo de WhatsApp no puede: evitar el traslape, dejar constancia de quién reservó, y aplicar automáticamente las reglas de la asamblea (anticipación, duración máxima, depósito, límite por unidad, restricción a unidades con adeudo). Los conflictos típicos y cómo prevenirlos están en la guía de reservas en temporada alta.

Bitácora

El registro cronológico de lo que ocurre en el condominio: incidentes, entradas y salidas, rondines, entregas, trabajos de proveedores, fallas reportadas. Su valor no está en el día que se escribe sino en el día que se consulta —un reclamo del seguro, una queja recurrente, un incidente de seguridad—, y ahí es donde la bitácora de papel en la caseta falla: no se puede buscar, no se puede respaldar y se pierde.

Control de acceso

El conjunto de reglas y medios que determinan quién entra al condominio, cuándo y con qué autorización: caseta, credenciales, tarjetas, códigos, autorización previa del residente. Un buen control de acceso no es el que impide entrar a más gente, sino el que deja constancia confiable de quién entró y quién lo autorizó. Es el módulo de control de acceso del sistema, y las prioridades para reforzarlo en periodos de riesgo están en la guía de seguridad en vacaciones.

Registro de visitas

La constancia de cada invitado, proveedor o trabajador temporal que ingresa: quién es, a qué unidad va, quién lo autorizó y a qué hora entró y salió. Es un dato personal de un tercero, así que conviene definir por cuánto tiempo se conserva y quién puede consultarlo. En Communeo corresponde al módulo de registro de visitas.

Recepción de paquetería

El proceso de recibir, resguardar y entregar los paquetes que llegan a nombre de los residentes. Parece menor hasta que se vuelve la principal fuente de fricción de la caseta: paquetes que "nunca llegaron", entregas a la persona equivocada y una libreta de firmas que nadie puede auditar. Se resuelve con seguimiento de paquetería: registro de entrada, aviso al residente y constancia de entrega.

Mantenimiento preventivo

El trabajo programado que se hace antes de que algo falle: limpieza de cisternas, servicio a bombas y elevadores, impermeabilización, poda, revisión de extintores. Se planea por calendario y se presupuesta al inicio del año. Es el gasto que más se pospone y el que más caro sale posponer.

Mantenimiento correctivo

La reparación que se hace después de la falla. Siempre va a existir, pero su proporción respecto al preventivo es un diagnóstico bastante honesto de la administración: cuando el correctivo domina el presupuesto, el condominio está operando en modo reacción y el fondo de reserva se drena solo.

Orden de trabajo

El registro de una tarea de mantenimiento desde que se reporta hasta que se cierra: qué se reportó, quién lo atiende, en qué estado está, cuánto costó y cuándo quedó resuelto. Convierte un reporte suelto —un mensaje, una llamada— en algo con responsable y fecha, que es lo que permite responderle a un residente "tu fuga está asignada" en vez de "ya lo estamos viendo".

Inventario de equipo

El registro de los bienes del condominio y su estado: herramienta, escaleras, equipo de jardinería, mobiliario del salón, equipo de seguridad. Cuando además se presta a residentes o proveedores, conviene registrar la solicitud y la devolución — es lo que hace el módulo de solicitudes de equipo. Un inventario al día también es lo primero que pide un comité de vigilancia en un cambio de administración.

Programa interno de protección civil

El plan de prevención y respuesta ante emergencias del inmueble: rutas de evacuación, señalización, brigadas, simulacros, revisión de extintores y equipo contra incendio.

Varias leyes estatales obligan a que el reglamento establezca sus bases: CDMX artículo 53 fracción XVII, Estado de México artículo 62 Bis fracción VIII y Quintana Roo artículo 41 fracción III. Además, en muchos municipios hay obligaciones propias de protección civil que aplican al inmueble con independencia de la ley de condominios; ese requisito es local y hay que verificarlo en tu municipio.

Padrón de condóminos

El registro actualizado de quién es propietario de qué unidad, con qué indiviso, y quién habita cada unidad y en qué calidad. Es la base de todo lo demás: sin padrón al día no se puede calcular el quórum sin improvisar el día de la asamblea, ni notificar válidamente, ni cobrar a quien corresponde. Es también el dato que más se degrada con el tiempo y el que menos se revisa.

Roles y personas

Condómino

La persona propietaria de una o más unidades privativas. Es quien tiene derecho de voto en la asamblea y obligación de pagar las cuotas. Ojo con una confusión frecuente: condómino no es sinónimo de residente. Un propietario que renta su departamento sigue siendo el condómino —vota y debe las cuotas— aunque no viva ahí.

Poseedor

Quien usa u ocupa una unidad sin ser su propietario: arrendatario, comodatario, familiar. Las leyes de condominio los mencionan junto a los condóminos precisamente porque el reglamento les es obligatorio igual —el uso de las áreas comunes, los horarios, la convivencia—, aunque no voten en asamblea ni respondan del pago de las cuotas frente al condominio. El condómino responde por quienes ingresan por su cuenta.

Administrador

La persona física o moral responsable de la operación diaria del condominio: cobrar cuotas, pagar proveedores, mantener las áreas comunes, convocar asambleas, llevar la contabilidad y rendir cuentas. Lo nombra y lo remueve la asamblea, y sus obligaciones específicas están en la ley estatal y en el reglamento interno.

Un requisito que solo aparece en algunos estados: en Nuevo León, para que el documento de cobro traiga aparejada ejecución, el administrador debe ser contador público —o la asamblea debe facultar a uno (artículo 48)—. Todo lo que implica el rol, día a día, está en la guía para administrar un condominio en México.

Comité de vigilancia

El órgano electo por la asamblea para supervisar al administrador: revisar cuentas, verificar que los acuerdos se cumplan y, en varios estados, firmar junto con el administrador el documento de cobro. No administra: vigila.

El nombre y la composición cambian: en la CDMX y Quintana Roo es comité de vigilancia, en Nuevo León comité consultivo y de vigilancia, en Jalisco las funciones se apoyan en el consejo de administración y en el Estado de México en la mesa directiva. Si buscas el término equivocado en tu ley, parece que la figura no existe.

Mesa directiva (o consejo de administración)

El grupo de condóminos electos que representa a la comunidad frente a la administración y toma decisiones delegadas por la asamblea entre una y otra. Su alcance depende por completo de lo que le haya delegado la asamblea y de lo que permita el reglamento: no puede decidir lo que la ley reserva a la asamblea, y ese es el conflicto de gobernanza más común en condominios grandes.

Desarrollador (o promotor)

Quien construye y comercializa el condominio, y quien otorga la escritura constitutiva. Importa en este glosario por un detalle que explica muchas cosas: el primer reglamento no lo vota nadie, lo redacta el desarrollador y forma parte del apéndice de la escritura, firmado antes de que exista la comunidad. Por eso tantos reglamentos son genéricos, y por eso actualizarlo suele ser la primera tarea pendiente de una administración nueva.

Cómo Communeo ayuda con esto

Un glosario no arregla una operación, pero sí muestra dónde vive cada dato. Estos términos dejan de ser trámite cuando el sistema los sostiene:

• El padrón, los indivisos y las cuotas en un solo lugar. Las unidades, quién es dueño de cuál y qué porcentaje le corresponde son la base sobre la que se generan cargos y se calcula el quórum sin improvisar.
• Estado de cuenta por unidad, siempre disponible. El residente lo consulta cuando quiera; el administrador llega al momento del cobro con el histórico de cargos, pagos y avisos documentado.
• La operación diaria con constancia. Reservas, visitas, paquetería, órdenes de trabajo y equipo quedan registrados con fecha y responsable — que es lo que convierte una bitácora en algo consultable. Puedes ver todos los módulos o qué cambia para el administrador.
• Cada comunidad con sus propias reglas. Si administras condominios en estados distintos, cada uno mantiene sus cuotas, periodos y configuración por separado, sin mezclar datos.

Si estás valorando el cambio desde una hoja de cálculo, la guía de migración cubre qué datos juntar y en qué orden; si estás comparando herramientas, la comparativa de software de administración las pone de frente. También puedes ver cuánto costaría con tu número de unidades. Puedes comenzar gratis hoy, sin tarjeta y sin contratos.